Rechtsgebiete / Sozialversicherungsrecht / Ablauf und Grundlagen der Betriebsprüfung
Die Grundlagen und der Ablauf einer sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung
I. Was sind die gesetzlichen Grundlagen der Betriebsrüfung?
§ 28p SGB IV – Prüfung bei den Arbeitgebern:
(1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen (§ 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. Die Träger der Rentenversicherung erlassen im Rahmen der Prüfung Verwaltungsakte zur Versicherungspflicht und Beitragshöhe in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung einschließlich der Widerspruchsbescheide gegenüber den Arbeitgebern; insoweit gelten § 28h Absatz 2 sowie § 93 in Verbindung mit § 89 Absatz 5 des Zehnten Buches nicht. Die landwirtschaftliche Krankenkasse nimmt abweichend von Satz 1 die Prüfung für die bei ihr versicherten mitarbeitenden Familienangehörigen vor.
[…]
§ 25 SGB IV – Verjährung:
(1) Ansprüche auf Beiträge verjähren in vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie fällig geworden sind. Ansprüche auf vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren in dreißig Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem sie fällig geworden sind. […]
(2) […] Die Verjährung ist für die Dauer einer Prüfung beim Arbeitgeber gehemmt […]
Beitragsverfahrensverordnung (BVV): Weitere Detailregelungen zur Durchführung der Prüfung
II. Welchen Umfang und welche Wirkung hat die Betriebsrüfung?
1. Umfang der Prüfung:
Bei der sozialversicherungsrechtlichen Betriebsprüfung wird überprüft, ob die folgenden Beiträge, Umlagen und Abgaben richtig abgeführt und die entsprechenden Meldepflichten erfüllt wurden:
- Gesamtsozialversicherungsbeitrag (GSV)
- Rentenversicherungsbeitrag
- Krankenversicherungsbeitrag
- Pflegeversicherungsbeitrag
- Arbeitslosenversicherungsbeitrag
- Umlagen
- Umlage U1 / U2
- Insolvenzgeldumlage
- Künstlersozialversicherung
- Künstlersozialabgabe
- Unfallversicherung
- Beiträge an den zuständigen UV-Träger
- Wertguthabenvereinbarung
- Insolvenzschutzregelung
2. Wirkung der Prüfung:
Grundsatz:
Die Nichtbeanstandung (z.B. von unrichtiger versicherungs- und beitragsrechtlicher Beurteilung oder unterbliebene Beitragsentrichtung) begründet keine Rechte insbes. keinen Vertrauensschutz für Folgeprüfungen und keine Verwirkung des Beitragsanspruchs.
Begründung:
Die Prüfung durch die Rentenversicherungsträger erfolgt lediglich aufgrund der knappen Kapazitäten der Träger nur stichprobenweise. Die Prüfung bezweckt nicht den Schutz oder die „Entlastung“ des Beitragsschuldners, sondern lediglich die Nachprüfung der ansonsten den Arbeitgebern selbst überlassenen Meldungen und Zahlungen.
Ausnahme:
Eine Ausnahme besteht nur soweit personenbezogen für bestimmte Zeiträume konkrete Feststellungen zur Versicherungspflicht, Beitragspflicht und Beitragshöhe getroffen worden sind. Dort, aber nur dort, tritt eine Bindungswirkung für die Rentenversicherungsträger ein. Umgekehrt besteht für die Arbeitgeber in solchen Fällen ein Vertrauensschutz.
III. Wie läuft die Betriebsrüfung im Einzelnen ab?
Die Prüfung lässt sich in fünf Phasen einteilen. Dabei sind jedoch nur die ersten drei zwingend. Phase vier und fünf hängen zunächst vom Ergebnis der ersten drei Phasen ab. Nur wenn es dabei zu einem negativen Ergebnis für den Arbeitgeber kommt, können die Phasen vier und fünf überhaupt in Betracht kommen. Schließlich kommen sie aber auch nur dann in Betracht, wenn der vom negativen Bescheid betroffene Arbeitgeber sich nicht mit dem Bescheid abfinden will, sondern das dabei gefundene Ergebnis im Veraltungsverfahren bzw. dann auch im Gerichtsverfahren erneut überprüfen lassen will.
1. Phase: Ankündigung und Vorbereitung
2. Phase: Prüfung
3. Phase: Schlussbesprechung und Bescheid und ggfs. Anhörung
ggfs. außerdem:
4. Phase: Widerspruchsverfahren
5. Phase: Gerichtsverfahren vor den Sozialgerichten
IV. Welche Mitwirkungspflichten habe ich als Arbeitgeber bei der Betriebsrüfung und was sind die Folgen fehlender Mitwirkung?
Nach § 28p Abs. 5 SGB V sind die Arbeitgeber verpflichtet, „angemessene Prüfhilfen zu leisten. […]“. Hierzu gehört z.B.:
- die Vorlage der prüfrelevanten Unterlagen (insbes.: Entgeltunterlagen, Beitragsnachweise, Beitragsabrechnungen, Bescheide/Prüfberichte Finanzbehörden, Geschäftsbücher, Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung, Listen und andere Unterlagen, aus denen Angaben über die Beschäftigungsverhältnisse hervorgehen oder Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status dienen)
- dass die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen in einer Weise vorgelegt werden, dass den Prüfern die Arbeit nicht erschwert wird.
- die Auskunftserteilung über Tatsachen, die für Beitrags-/Umlageerhebung notwendig
- dass Aufzeichnungen den Prüfer Überblick innerhalb angemessener Zeit ermöglichen müssen
- dass Angaben vollständig, richtig, in zeitlicher Reihenfolge sortiert und geordnet sein müssen
- dass die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen in einer Weise vorgelegt werden, dass den Prüfern die Arbeit nicht erschwert wird.
Die Pflichten zu angemessener Prüfhilfe können im Einzelfall durch VA (auch mündlich) konkret bestimmt und festgelegt werden.
Die Nichtbefolgung der Mitwirkungspflichten kann zunächst mit den Mitteln des Verwaltungszwanges ( dazu gehört insbesondere das Zwangsgeld) durchgesetzt werden. Das Zwangsgeld kann auch noch dann festgesetzt werden, wenn der Arbeitgeber die geforderte Handlung nach Ablauf des vom Rentenversicherungsträgers gesetzten Termins erfüllt.
Eine nicht ordnungsgemäße Erfüllung der Mitwirkungspflichten kann außerdem zu einem sog. Summenbeitragsbescheid oder zur Schätzungder Höhe des nachzuzahlenden Beitrages durch dn Arbeitgeber führen.
Schließlich kann ein Verstoß gegen die Mitwirkungspflichten auch als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden, sodass hier auch Bußgelder drohen.
V. Wie und durch was endet die Betriebsrüfung?
Die Prüfung ist nicht bereits bei der Beendigung der Prüfung vor Ort vollständig beendet. Sie endet vielmehr erst dann, wenn der prüfende Rentenversicherungsträger aufgrund aller notwendigen Unterlagen und Dokumente in der Lage ist, entweder eine sog. Prüfmitteilung oder aber einen Bescheid zu erlassen. Eine bloße Prüfmitteilung ergeht in Fällen, wenn die Prüfung insgesamt ohne Beanstandungen geblieben ist und insb. keine Nachforderungen erhoben werden. Sie enthält deshalb grundsätzlich auch nur die Information, dass sich keine Beanstandungen ergeben haben.
Kommt der Prüfer stattdessen zum Ergebnis, dass Feststellungen bzw. Beanstandungen vorzunehmen sind – insbesondere also Beitragsnachforderungen erhoben werden -, wird das Prüfergebnis durch einen Bescheid (also einen Verwaltungsakt) bekannt gegeben. Vor Erlass eines solchen negativen Bescheids für den geprüften Arbeitgeber ist jedoch dessen Anhörung zwingend erforderlich. Dabei teilt der Prüfer dem Arbeitgeber sein Ergebnis und dessen Begründung mit, sodass der Arbeitgeber noch vor Erlass des Bescheids Stellung nehmen kann und ggfs. falsche Sachverhaltsannahmen oder auch Rechtsansichten des Prüfers korrigieren kann. Die Anhörung kann grundsätzlich mündlich (z.B. im Rahmen der sog. Schlussbesprechung zur Betriebsprüfung), aber auch schriftlich unter Einräumung einer angemessenen Äußerungsfrist erfolgen. Arbeitgeber sollten grundsätzlich auf Letzteres bestehen, um die im Rahmen der Anhörung mitgeteilten Umstände ggfs. noch prüfen zu können.